Twitter Facebook

5 задач моего тайм-менеджмента

К различным системам тайм-менеджмента обычно прибегают, когда нет больше сил терпеть хаос в делах, целях, встречах, планах и идеях. Однако просто превратить хаос в порядок недостаточно. Если вы выпишете все свои дела сплошным списком и начнете их выполнять по алфавиту — это будет тоже в некотором роде порядок. Но поможет ли это вам достичь ваших целей? Я попробовал сформулировать, какие задачи должна решать система тайм-менеджмента, чтобы использование этой системы имело для меня смысл. Получился список всего из пяти пунктов.

Пункт первый: отслеживание обещаний. Если я обещаю что-то сделать к определенному сроку (кому-то, да хотя бы самому себе), то мне нужен инструмент, помогающий вспомнить об этом в нужный момент. То есть не тогда, когда подходит срок, а тогда, когда действительно есть возможность выполнить эту работу. Если это дело не на пять минут, то не обойтись без механизма бюджетирования времени. Кроме того, механизм должен включать аварийную сигнализацию при попытке дать невыполнимое обещание.

Это звучит очень банально. Тут не может быть никакой магии, никаких хитрых трюков. Наверное, поэтому эта задача редко подробно рассматривается в руководствах по тайм-менеджменту. В самом деле, тут не о чем говорить. Однако, по-моему, с этого нужно начинать построение любой системы. Сложности с соблюдением сроков в своё время заставили меня отказаться от замечательного Суперфокуса Марка Форстера. Какой бы волшебной система ни была в других аспектах, без годного механизма отслеживания обещаний для меня она бесполезна.

Пункт второй: защита от отвлечений. Есть только один способ следовать заранее подготовленному плану: следовать ему, не отвлекаясь. Но не отвлекаться сложно. Люди, звонки, письма, скайп. Наконец, сама по себе работа постоянно порождает новые задачи. Одно цепляется за другое, и вот уже мы ушли от плана совсем далеко.

Нужна какая-то «морозилка», чтобы прятать в неё все новые задачи и идеи, которые могут нарушить равномерное движение к поставленной цели. И размораживать их спустя некоторое время, когда можно будет спокойно разобрать весь улов и перестроить планы в соответствии с ним. Одно из проверенных решений: инбокс.

Пункт третий: подавление сопротивления. Вот я поставил перед собой цель, выстроил защиту от отвлечений, и остался один на один с чистым листом. Как заставить себя сдвинуть дело с мёртвой точки? Не когда-нибудь вообще, а прямо сейчас, не откладывая ни на минуту. Наверняка вам знакома эта проблема, как бы вы ни любили свою работу. Внутреннее сопротивление может сделать бессмысленной любую систему самоорганизации. Сколько бы мы ни жонглировали списками, в конечном счёте дела надо просто делать.

К счастью, для борьбы с тёмной стороной самого себя гуру тайм-менеджмента придумали множество способов. Начиная с помидорной техники и заканчивая различными вариациями на тему продуктивной прокрастинации, когда в каждый отдельный момент мы вроде бы потакаем своим слабостям, но в итоге неуклонно движемся к достижению поставленных целей. Важно, чтобы какие-то из этих способов были интегрированы в систему тайм-менеджмента.

Пункт четвёртый: отсев неважного. Правда жизни такова, что сделать всё запланированное получается крайне редко. С этим можно мириться, если правильно расставлять приоритеты, и в первую очередь уделять время самому важному. Сама по себе расстановка приоритетов, по-моему, не является задачей системы тайм-менеджмента. Система — это просто набор хитрых трюков и полезных ритуалов, а при расстановке приоритетов нужно думать головой. Но в системе должен быть механизм вычищения низкоприоритетных вещей. Не нужно себя обманывать: если, например, в течение месяца на какое-то дело не нашлось времени, откуда ему взяться в следующем месяце? Такие дела нужно забывать, вычеркивать, стирать бесследно, иначе они будут висеть молчаливым укором вечно.

Пункт пятый: баланс сфер ответственности. Как я писал выше, система не может помочь в расстановке приоритетов. Но ей вполне можно доверить заботу о том, чтобы время справедливо распределялось между основными сферами ответственности. Быть может, наиболее радикальный способ решения этой задачи — фиксированный распорядок дня. Но даже если не ударяться в крайности, какой-то механизм всё равно необходим. По крайней мере, должен звучать тревожный сигнал, если одна из сфер остаётся без внимания продолжительное время.

Я перечислил основные задачи, которые я ставлю перед своей системой тайм-менеджмента. Я могу экспериментировать с разными техниками самоорганизации, менять рабочие инструменты как перчатки, но этот контрольный список всегда помогает мне помнить, ради чего всё это затевалось. И если какой-то новый и модный подход не позволяет решать хотя бы одну из вышеперечисленных задач, значит его не стоит даже пробовать.

А что важнее всего в вашем тайм-менеджменте?

  • xexsus

    Первый пункт очень интересный и правильный. Хотелось бы узнать о нём подробнее. Как Вы встраиваете его в свою жизнь? Встречался ли софт поддерживающий такую концепцию?

    • http://litnimax.com Максим Литницкий

      > отслеживание обещаний

      А разве не достаточно простого списка в том же workflowy? Так и назовите его — обещания.

      Мне кажется, самый главный пункт — 4. Необходимо «забывать» обо всем, когда приступаешь к работе. В этом мне кажется основная проблема практически любого софта по управлению задачами — они совмещают в едином интерфейсе планы и задачи, и тем самым вгоняют в прокрастинацию.

      Когда я это понял, я вынес в workflowy все, что не имеет отношения к настоящему. Благодаря этому у меня в doit.im совсем мало задач и проектов, но это именно то, над чем я сейчас работаю. Типа «эпицентра» (кто читал Rework поймет).

      • xexsus

        Хм, вообще-то разговор про другое. Речь идёт о автоматизации планирования и отслеживания выполнения обещаний, в том числе обещаний самому себе. То есть это абсолютно все задачи, и помечать их отдельным тегом нет необходимости.

        Грубо говоря, нужен инструмент позволяющий сказать когда будет решена задача требующая 80 человеко-часов, с учётом текущей загрузки расписания. И система способная предупредить, с учётом загрузки расписания, о просрочке задачи не во время истечения времени, а за ранее, когда доступных часов остаётся меньше чем требует задача.

        p.s. workflowy насильно стали платными, сейчас есть новый лучший альтернативный сервис «checkvist».

        • http://litnimax.com Максим Литницкий

          Я знаю только одну такую систему — liquid planner

          Единственная в своем роде.

          Я пытался внедрить ее у себя в компании, но пришлось отказаться в связи с непреодолимой проблемой — отсутствием трудовой культуры выполнять намеченное.

          P.S. У меня бесплатный workflowy. И судя по главной сайта, регистрация без денег возможна.

          • xexsus

            Спасибо за наводку, попробую.

            p.s. Привык создавать множество задач и подзадач, 750 бесплатных задач workflowy мне точно не хватит на месяц, если в день больше 100 получается. Когда только ограничения ввели, было всего 500 задач/месяц.

            На мой взгляд, нарушение моральных обязательств, требовать плату за то, что подавалось как бесплатное во время набора пользовательской базы. Платным можно делать для новых пользователей основной функционал, дополнительные функции для всех пользователей или предупреждать при регистрации, о ограниченности бесплатность периода. При этом нормального экспорта нет.