Описывая свою систему самоорганизации, я до сих пор фокусировался на том, как поделить рабочий день на аппетитные дольки, чтобы потом с удовольствием их съесть. Внимательные читатели помнят, что в этом мне помогает стандартное рабочее расписание на неделю. Это расписание, пожалуй, является наиболее важным инструментом в моей системе. Уделив ему должное внимание, теперь я хочу поподробнее рассказать о другом инструменте: о списке дел.
Наверное, для кого-то одно только расписание может помочь эффективно управлять своим временем, даже без какой-то системы в ведении списков дел. Другие же, напротив, соблюдают строгую дисциплину в ведении списка дел, но при этом не считают нужным заранее распределять время по разным сферам ответственности, как я это делаю в своём расписании. Популярная методика GTD Дэвида Аллена практически целиком посвящена работе со списком дел, и многие нашли в ней счастье. Но мне кажется, наилучших результатов можно достичь при соединении обоих подходов.
- Стандартное рабочее расписание помогает балансировать разные сферы ответственности
- Должным образом организованный список дел даёт возможность немедленно приступать к полезной работе в любом блоке расписания, без раскачки и метаний из стороны в сторону
Самое главное правило ведения списка дел: список должен быть полным. То есть в него нужно записывать действительно всё, чем вы собираетесь заняться в обозримом будущем. Многие считают возможным хранить свои ближайшие планы в голове. Но голова нужна для того, чтобы думать, а не чтобы помнить. Если вы говорите себе «а это я и так запомню, не нужно записывать», ваш список теряет большую часть своей полезности, потому что вы уже не можете ему полностью доверять. А если ему не доверять, то зачем он?
Разумеется, полный список дел обычно бывает довольно длинным (у меня, как правило, около ста активных пунктов). Чтобы не заблудиться, я разделяю его на категории. Каждой сфере ответственности, для которой я выделяю время в расписании, соответствует категория в списке дел:
- Работа с командой
- Управление проектами
- Стратегические вопросы
- Продажи
- Управленческий учёт
- Дизайн
- Развитие инструментария
- Тексты
Кроме того, есть ещё 5 дополнительных категорий:
- Разное: дела, которые не получается отнести к какой-то из сфер ответственности.
- По возможности: дела, которые нельзя привязать к какому-то времени в расписании, потому для их выполнения нужно какое-то особое стечение внешних обстоятельств.
- Ожидание: дела, которые должен выполнить кто-то другой.
- В поле: дела, для выполнения которых нужно куда-то поехать или сходить. Обычно для таких дел я выделяю время в расписании, при необходимости сдвигая или удаляя стандартные блоки.
- На досуге: дела, которыми я могу заняться во время отдыха, не напрягаясь. Для них я не выделяю время в расписании.
Отдельного разговора заслуживает порядок добавления новых дел в список (работа с Inbox’ом), выделение приоритетных дел, порядок выполнения дел из списка. Об этом и о многом другом — в следующих заметках. Пожалуй, уже после отпуска, в июне. Не скучайте!
