Twitter Facebook
14.04.2011
6 Comments

Моя система: как не дать расписанию поплыть

Частое возражение против работы по заранее составленному расписанию состоит в том, что будто бы в реальности жёстко следовать заданному распорядку невозможно: cовещания затягиваются, коллеги отвлекают, телефон звонит, и любая работа занимает больше времени, чем предполагалось изначально. В результате расписание едет, а порою даже и плывёт, и в конце концов с грохотом рушится. Как с этим бороться?

Попробуем сперва разобраться, в каких случаях бывает трудно следовать заранее намеченному графику. Я разделяю такие случаи на 3 категории: минутные порывы, внешние помехи и осознанные отклонения.

1. Минутные порывы. Вдруг накрывает осознание того, что если вот прямо сейчас не броситься на какую-то амбразуру, вся остальная работа потеряет смысл. Как правило, это ложное ощущение. Скорее всего, этот животрепещущий вопрос на самом деле вполне может быть решён в соответствующее время согласно расписанию. Так и нужно делать. Расписание для того и составляется, чтобы не крутиться, подобно флюгеру, реагируя на каждый порыв ветра.

2. Внешние помехи. Бывают такие внезапные дела, от которых уклоняться было бы неправильно. В основном такие вещи связаны с другими людьми. Если вы работаете в одиночку в башне из слоновой кости без телефона, вам это не грозит. У меня такой башни нет, поэтому коллеги время от времени подходят с вопросами, да и телефон звенит. В принципе, я могу выключить телефон и поставить на стол табличку «не беспокоить», но во многих случаях коллегам действительно нужна моя помощь, и желательно поскорее, чтобы все колеса продолжали крутиться и процесс не останавливался.

В идеальном мире всё рабочее общение происходит в асинхронном режиме, никто друг друга не отвлекает и не задерживает, все совещания запланированы заранее, начинаются и заканчиваются строго вовремя. Но мы только стремимся к такому идеалу, а пока что надо находить разумный компромисс между продуктивным затворничеством и открытостью для общения. По моему опыту, такой компромисс вполне возможен, и расписание от этого не рушится. Допустим, вам в течение дня придётся отвлечься четыре раза на 15 минут и два раза на полчаса. Это значит лишь то, что в некоторых блоках вы успеете сделать немного меньше, чем если бы вас никто не отвлекал. Не беда: завтра будет новый день, наверстаете.

3. Осознанные отклонения. Иногда приходится, пораскинув мозгами, принимать волевое решение и жертвовать некоторыми блоками расписания для достижения действительно важной цели. Не следует путать такие случаи с «минутными порывами». Предположим, я сегодня обещал показать клиенту новый макет, и я понимаю, что там работы ещё часа на три, но у меня в расписании на дизайн выделен только один час. Что делать? Приходится вычёркивать блоки «внутренний учёт» и «тексты». Надо, значит надо.

Очевидно, что «минутные порывы» надо в себе просто безжалостно давить. «Внешние помехи» в принципе допустимы, с ними нам приходится жить, надо только снизить их до разумного уровня. Как это сделать — тема для отдельного большого разговора. «Осознанные отклонения» — тревожный звонок (если они перестают быть исключениями, а становятся правилом). Если вам часто приходится жертвовать одними блоками в пользу других, вы либо изначально неправильно составили расписание, либо просто слишком много на себя берёте.

Моя система
  • Аноним

    Ожидал откровение, а оказалось все просто. На словах. На деле сложно.
    Может потому, что не всегда понятно, где «минутное отклонение», а где «осознанное».
    Каковы критерии? изложенных в заметке недостаточно.

    Вот я утром получил письмо от коллеги («внешняя помеха»), который сообщил, что некий Клиент не может со мной связаться три недели(??).
    Я сел и написал Клиенту подробное письмо о том, что мы можем ему предложить в контексте его интересов. Потратил 20-30 мин.
    В принципе мог бы подготовить предложение Клиенту и в специально отведенное время, но ведь он давно уже ждет. Дилема.

    Где грань между минутным и осознанным отклонением?

    • Гость

      В вашем примере это явное минутное отклонение. Клиент вполне может и подождать еще часов-другой.

    • http://yegor.gilyov.com Егор Гилёв

      Вы описали минутный порыв, безусловно. Я в такой ситуации добавил бы себе в инбокс две задачи:

      1) Подготовить предложение для этого клиента («Продажи»).
      2) Разобраться, как такая ситуация вообще могла произойти, и что нужно сделать, чтобы такое не повторялось («Стратегия», или «Инструментарий» — в зависимости от причин задержки).

      После чего продолжил бы работу.

      «Осознанные отклонения» чаще всего связаны с большими задачами, работа над которыми по каким-то причинам отстаёт от графика. Я принимаю решение отклониться от расписания чуть заранее (например, в начале дня), а не скоропалительно, в результате чьего-то телефонного звонка.

  • http://www.facebook.com/people/Вячеслав-Войтович/100000907379245 Вячеслав Войтович

    Наверно стоило назвать статью как «оптимизировать отклонения», а не «как не дать расписанию поплыть». Думаю здесь будут советы по тому как избежать отвлечений от планов, а оказалось что так можно сделать только в одном случае, когда минутный порыв. В остальных случаях приходит расписание перекраивать. Мне кажется что надо заранее предполагать что времени уйдет больше чем запланировал что часто и бывает :) Я например, если мне кажется что дел на пять минут отвожу на дело полчаса. А также думаю о том какие вообще вероятные нарушения плана могут быть. Например если куда еду, думаю а не может ли быть в это время пробок ну и т.д. соответственно планируешь косяки заранее и отводишь на них время.

  • http://www.facebook.com/idegtyarenko Ivan Degtyarenko

    Егор, а были попытки насаждать какие-то правила среди окружающих, чтобы лучше с ними взаимодействовать при такой системе?
    Например, имеет ли смысл ввести в компании специальные часы, когда можно дергать коллег по поводу различных вопросов?

    • http://yegor.gilyov.com Егор Гилёв

      Я пока такие вещи не пробовал внедрять. Можно ещё «светофор» на стол поставить, чтобы коллеги видели, можно сейчас отвлекать или лучше подождать. Думаю, это имеет смысл, если внешние помехи действительно отнимают значительную часть времени. Но для меня сейчас они не являются большой проблемой.